○北茨城市情報公開事務取扱要領
平成13年4月2日
訓令第7号
注 令和元年6月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この要領は、北茨城市情報公開条例(平成12年北茨城市条例第46号。以下「条例」という。)及び北茨城市情報公開条例施行規則(平成13年北茨城市規則第2号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、市が保有する情報の公開(以下「情報公開」という。)に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(令6訓令2・一部改正)
(令6訓令2・追加)
(所掌事務)
第2条 総務課は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 情報公開に関する総合的な相談及び案内に関すること。
(2) 公開請求者と公開請求に係る情報を保有している課等(以下「主管課」という。)との連絡及び調整に関すること。
(3) 公開請求書の受付に関すること。
(4) 公開決定等に係る情報の写しの送付に関すること。
(5) 情報の写しの交付に要する費用及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 情報公開目録の作成に関すること。
(7) 審査請求の受付に関すること。
(8) 情報公開の施行状況の公表に関すること。
(9) その他情報公開の推進に関すること。
2 主管課は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 主管課が保有する情報に係る相談に関すること。
(2) 公開請求に係る情報の特定及び検索に関すること。
(3) 公開請求の受理に関すること。
(4) 公開決定等及び公開の実施に関すること。
(5) 第三者からの意見の聴取等に関すること。
(6) 審査請求の受理に関すること。
(7) 北茨城市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に関すること。
(8) 審査請求に対する裁決に関すること。
(9) その他情報公開の実施に関すること。
(令6訓令2・一部改正)
第3条 削除
(令6訓令2)
(相談及び案内)
第4条 総務課は、公開請求をしようとする者の相談に当たって、その内容を十分に聴取し、条例に基づく公開請求として取り扱うか、又は単なる情報提供として取り扱うか判断するものとする。
2 総務課は、前項の相談において、情報公開目録を用い、又は主管課との連絡及び調整により、対象となる情報を検索し、その特定に努めるものとする。
4 総務課は、公開請求に係る情報が存在しないことが明らかな場合は、原則として当該公開請求を受け付けず、その旨を説明するとともに、当該公開請求の趣旨に沿った情報の提供等を行うものとする。
(令6訓令2・全改)
(公開請求の方法)
第5条 公開請求の方法は、公開請求書の提出(郵便、信書便、ファクシミリ、電子メール又は電子申請システムによる場合を含む。)により行い、口頭又は電話による請求は受け付けないものとする。
2 公開請求をしようとする者本人が未成年者又は成年被後見人である場合の法定代理人又は当該本人から委任を受けた代理人(以下「代理人」という。)は、当該本人に代わり公開請求をすることができる。
(令6訓令2・全改)
(請求権者の確認)
第6条 総務課は、公開請求書が提出された場合は、公開請求者が、条例第5条第1項各号に掲げる公開請求をすることができる者に該当するか否かについて、当該公開請求書の記載事項により確認するものとする。この場合において、必要があると認めるときは、その事実を証するものを当該公開請求者に提示させ、確認するものとする。
(令6訓令2・一部改正)
第7条 削除
(令6訓令2)
(公開請求書の記載事項の確認)
第8条 総務課は、公開請求書の記載事項の確認について、次のとおり行うものとする。
(1) 公開請求年月日が正しく記載されていること。
(2) 実施機関の名称が正しく記載されていること。
(3) 公開請求者の住所及び氏名(法人その他の団体にあっては、事務所等の所在地、名称及び代表者の氏名並びに担当者の所属及び氏名)並びに電話番号が記載されていること。
(5) 「請求に係る情報の名称その他の公開請求に係る情報を特定するに足りる事項」の欄については、具体的に記載されていること。
(6) 「求める公開の実施の方法」の欄については、いずれかの方法が選択されていること。
(7) 「請求者の区分」の欄については、次に掲げる区分により選択されていること。
ア 「市内に住所を有する者」とは、本市内に生活の本拠を有する個人であること。なお、原則として住民基本台帳法上の住所をもって、生活の本拠として取り扱うこと。
イ 「市内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」とは、公開請求者が、本市内に本店、支店、営業所、出張所、工場等の事務所又は事業所を置く個人又は法人その他の団体であること。
ウ 「市内の事務所又は事業所に勤務する者」及び「市内の学校に在学する者」については、それぞれ勤務先、学校名等必要事項が記載されていること。
エ 「利害関係の内容」については、具体的に記載されていること。
2 総務課は、前項の確認の結果、公開請求書に不備等があった場合は、公開請求者に対して、その補正を求めるものとする。
(令6訓令2・一部改正)
(公開請求の受付等)
第9条 総務課は、提出された公開請求書に不備等がなかった場合は、受付印を押してこれを受け付けるとともに、公開請求者に対して、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 公開請求に係る情報に個人に関する情報その他の非公開情報が含まれている場合は、当該非公開情報を除いて公開すること。
(2) 公開請求があった日の翌日から起算して15日以内に、公開決定等を行い、その結果をそれぞれの決定通知書により通知すること。ただし、条例第12条第2項の規定により公開決定等の期限を延長する場合は、情報公開決定期間延長通知書により通知すること。
(3) 情報の写しの交付を行う場合は、第2条第5号の費用を徴収すること。
(4) 公開を実施する日時及び場所は、事前に主管課が公開請求者と調整した上で、情報公開決定通知書又は情報部分公開決定通知書により通知すること。
2 総務課は、前項の規定により受け付けた公開請求書の原本を主管課に送付し、その写しを総務課で保管するものとする。
(令6訓令2・一部改正)
第10条 削除
(令6訓令2)
第11条 削除
(令6訓令2)
2 主管課は、公開請求に係る情報を特定し、その保有状況を確認するものとする。
3 主管課は、特定した情報に非公開情報又は存否応答拒否情報が含まれていないか確認し、その該当性について慎重に判断するものとする。この場合において、必要と認めるときは、総務課と協議し、又は北茨城市情報公開調整委員会による調整を求めるものとする。
4 主管課は、公開請求に係る情報に、第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合は、第17条に定めるところにより処理するものとする。
5 主管課は、公開請求に係る情報の全部を公開する場合は、次に掲げる事項に留意して情報公開決定通知書を作成し、速やかに公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「情報の名称」の欄については、公開請求に係る情報の名称を記載すること。
(2) 「公開決定に係る情報について可能な公開の実施の方法」の欄については、公開請求者の求めに応じ、可能な実施の方法を記載すること。
(3) 「求める公開の実施の方法に関する事項」の欄については、公開請求者の求める実施の方法が困難な場合その他公開の実施に当たって留意すべき事項がある場合に記載すること。
(4) 「公開を実施することができる日時及び場所」の欄については、公開請求者と事前に調整した日時及び主管課の事務室その他公開の実施に適した場所を記載すること。
(5) 「写しの送付の方法による公開を実施する場合における準備に要する日数」の欄については、当該日数を具体的に記載すること。
(1) 「公開することができない部分の概要及びその理由」の欄については、非公開とした部分の概要並びに条例第7条各号のいずれかに該当するかその旨及び理由を記載すること。ただし、当該欄のみでは、非公開の理由を十分に説明することができないと認めるときは、別紙を用いて補足すること。
(2) 審査請求に係る教示が適正に記載されていること。
(令6訓令2・一部改正)
(決定期間の延長)
第13条 主管課は、条例第12条第2項前段の規定により公開決定等の期限を延長する場合は、次に掲げる事項に留意し、速やかに情報公開決定期間延長通知書を作成し、公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「情報の名称」の欄については、公開請求に係る情報の名称を記載すること。
(2) 「北茨城市情報公開条例第12条第1項の期間」の欄については、公開請求があった日の翌日及び当該日から起算して15日目に相当する日を記載すること。ただし、15日目に相当する日が休日に当たる場合は、その翌日をもって期間の末日とする。
(3) 「延長後の期間」の欄については、当初の決定期間の末日の翌日及び公開請求があった日の翌日から起算して30日までの日を記載すること。ただし、30日目に相当する日が休日に当たる場合は、その翌日をもって延長後の期間の末日とする。
(4) 「延長の理由」の欄については、やむを得ず延長しなければならない理由を具体的に記載すること。
2 主管課は、条例第13条に規定する決定期限の特例適用の決定をした場合は、次に掲げる事項に留意し、速やかに情報公開決定期間特例通知書を作成し、公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「公開請求に係る情報のうち相当の部分について公開決定等をする期間」の欄については、当初の決定期間の末日の翌日及び公開請求があった日の翌日から起算して30日までの日を記載すること。ただし、30日目に相当する日が休日に当たる場合は、その翌日をもって決定等をする期間の末日とする。
(2) 「残りの情報について公開決定等をする期限」の欄については、公開請求書により請求された情報の全ての公開決定等ができる日を記載すること。
(3) 「北茨城市情報公開条例第13条を適用する理由」の欄については、条例第13条を適用する旨及びその理由を具体的に記載すること。
(令6訓令2・一部改正)
(部分公開の方法)
第14条 主管課は、部分公開をする場合は、次に掲げる方法によるものとする。
(1) 公開部分と非公開部分がページ単位で区分できる場合は、非公開部分のページを取り除いて公開すること。
(2) 公開部分と非公開部分が同一のページに記録されている場合は、該当するページを複写した後、当該非公開情報を黒く塗りつぶし、再度複写したもの又は当該非公開情報を紙等で覆ったものを公開すること。
(令6訓令2・全改)
(情報公開の実施方法)
第15条 主管課は、閲覧、視聴又は聴取により情報公開を実施する場合は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 文書又は図画の閲覧は、原本により行うこと。ただし、条例第16条第1項ただし書の規定により写しによる閲覧を行う場合は、A3判以内の用紙に、原本の等倍で複写したものにより行うこと。
(2) 写真フィルム、マイクロフィルム又はスライドの閲覧は、専用機器による映写又は印画紙等に印刷したものにより行うこと。
(3) ビデオテープ、ビデオディスク、録音テープ、録音ディスク又は映画フィルムの視聴又は聴取は、専用機器により再生して行うこと。
2 主管課は、写しの交付により情報公開を実施する場合は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 文書又は図画は、前項第1号ただし書の規定により用紙に複写したものを交付すること。
(2) 写真フィルム、マイクロフィルム又はスライドは、前項第2号の規定により印画紙等に印刷したものを交付すること。
(3) ビデオテープ、ビデオディスク又は映画フィルムは、ビデオカセットテープ又は光ディスク(CD―R又はDVD―Rをいう。以下同じ。)に複写したものを交付すること。
(4) 録音テープ又は録音ディスクは、録音カセットテープ又は光ディスクに複写したものを交付すること。
(5) 電磁的記録(文書又は図画をスキャナーにより読み取ってできた電磁的記録を含む。)は、光ディスクに複写したものを交付すること。
(令6訓令2・全改)
(公開実施時の留意事項)
第16条 主管課は、情報公開の実施に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 情報公開決定通知書又は情報部分公開決定通知書により指定した日時及び場所で行うこと。
(2) 公開請求者に対して前号の決定通知書の提示を求めること。
(3) 非公開情報に該当する部分については、その理由を説明すること。
(4) 写しの交付を行う場合は、あらかじめ第2条第5号の費用を告知し、当該費用の納入を確認した後、当該写しを交付すること。
(5) 前号の費用は、総務課が作成する納入書により納入すること。
(6) 公開請求者が、当初閲覧のみを希望した場合であっても、閲覧の当日に写しの交付を希望した場合は、公開請求書及び第1号の決定通知書の記載を補正し、写しを交付すること。
(7) 公開請求者が指定の日時及び場所に来なかった場合は、公開請求者と調整の上、別の日時に公開を実施すること。この場合において、新たに第1号の決定通知書は交付しないこと。
(8) 情報の閲覧に当たって、公開請求者が当該情報を改ざんし、若しくは汚損し、又は破損するおそれがある場合は、当該情報の閲覧を中止させ、又は禁止すること。
(令6訓令2・一部改正)
(第三者情報の取扱い)
第17条 主管課は、公開請求に係る情報に第三者情報が記録されている場合において、必要と認めるときは、当該第三者から意見聴取を行う等必要な調査を実施するものとする。ただし、公開請求に係る情報に記録された第三者情報が、条例第7条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるときは、この限りでない。
2 前項の調査は、個人又は法人等の権利利益の侵害の有無、国等との間における協力関係又は信頼関係に関する影響の有無その他必要と認める事項について実施するものとする。
3 第1項の調査は、当該第三者に対して情報公開意見書提出についての通知書により照会し、情報公開決定等に関する意見書により当該第三者の意見を求めるものとする。この場合において、返信用の切手及び封筒を同封して郵送等の方法により行うものとし、回答については、おおむね1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。
(1) 意見を聞いた年月日
(2) 意見を聞いた第三者の住所及び氏名(法人その他の団体にあっては、所在地並びに名称及び代表者の氏名)
(3) 照会に対する第三者の意見
(4) 情報公開に反対の意思表示をした場合は、その理由
(5) その他必要な事項
5 主管課は、第1項の調査を実施した後に、当該第三者情報の公開を決定した場合は、情報公開決定に係る通知書により、非公開を決定した場合は電話等により、当該第三者に対し、速やかに通知するものとする。
6 前3項に関する書面については、それぞれ写しを総務課に送付するものとする。
(令6訓令2・一部改正)
(審査請求の受付等)
第18条 公開決定等又は公開請求に係る不作為に係る審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条に規定する審査請求書(以下「審査請求書」という。)正副2部の提出によるものとし、口頭又は電話による審査請求は受け付けないものとする。
2 総務課は、審査請求書の提出を受けた場合は、次に掲げる事項について形式上の審査を行うものとする。この場合において、当該審査請求書に不備等がない場合は受付印を押しこれを受け付け、当該審査請求書の正本を主管課へ送付し、副本を総務課で保管するものとする。ただし、当該審査請求書に不備等がある場合は、当該審査請求人に対し、相当の期間を定めてその補正を求めるものとする。
(1) 審査請求の宛先となる実施機関
(2) 審査請求の年月日
(3) 審査請求人の氏名(法人その他の団体にあっては、その名称及び代表者の氏名)
(4) 審査請求人の住所又は居所
(5) 審査請求に係る処分の内容
(6) 審査請求に係る処分があったことを知った日
(7) 審査請求の趣旨及び理由
(8) 処分庁の教示の有無及び内容
(令6訓令2・全改)
(審査請求に対する裁決等)
第19条 主管課は、審査請求人が前条第2項ただし書の補正の求めに応じない場合又は審査請求が不適法である場合は、審査会への諮問を経ずに当該審査請求を却下する裁決をし、審査請求人等に対し、速やかにその旨を書面により通知するものとする。
2 主管課は、条例第20条第1項第2号に該当する場合は、審査会への諮問を経ずに当該審査請求の全部を認容する裁決をし、審査請求人等に対し、速やかにその旨を書面により通知するものとする。
3 主管課は、前2項の規定による場合を除き、審査請求に対する裁決について、次に掲げる書類を添えた書面により、総務課を経由して審査会に諮問するものとする。この場合において、主管課は、審査請求人等に対し審査会に諮問した旨を審査会諮問通知書により通知するものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 公開請求書の写し
(3) 情報部分公開決定通知書又は情報非公開決定通知書の写し
(4) 公開請求のあった情報の写し
(5) 非公開理由説明書
(6) その他必要な資料
4 主管課は、審査会から答申を受けた場合は、速やかに却下、棄却又は認容の裁決をし、その旨を書面により審査請求人等に通知するものとする。
5 前4項の書面は、行政不服審査法その他の関係法令及びそれらに基づき発令される通知等の定めに準じて作成するものとする。
(令6訓令2・全改)
(令6訓令2・一部改正)
(情報公開目録の作成)
第21条 総務課は、北茨城市文書管理規程(平成13年北茨城市訓令第5号)第39条第1項の規定により主管課から提出されたファイル管理簿を元に情報公開目録を作成し、公開請求をしようとする者の閲覧に供するものとする。
(令6訓令2・一部改正)
(施行状況の公表)
第22条 条例第24条第2項の規定による施行状況の公表は、毎年5月末日までに、次に掲げる事項について、広報紙への掲載及びインターネットの利用により行うものとする。
(1) 公開請求の件数
(2) 公開・非公開の決定件数
(3) 審査請求の件数
(4) 審査請求の処理状況
(5) その他市長が特に必要と認めた事項
(令6訓令2・一部改正)
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第15号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第8号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和元年訓令第2号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和6年訓令第2号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。