○北茨城市文書管理規程
平成13年3月30日
訓令第5号
注 令和2年3月から改正経過を注記した。
北茨城市文書取扱規程(昭和62年北茨城市訓令第6号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 収受及び配布(第8条―第14条)
第3章 処理(第15条―第18条)
第4章 決裁及び合議(第19条―第26条)
第5章 浄書及び発送(第27条―第33条)
第6章 分類及び整理保存(第34条―第45条)
第7章 保存及び廃棄(第46条―第54条)
第8章 雑則(第55条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書の収受、配布、浄書、発送、作成、保存、廃棄その他文書の取扱いについて基本的な事項を定め、その適正かつ効率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書 事務を処理するために管理する書類、帳票、図面、資料、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録をいう。以下同じ。)その他各種の記録をいう。
(2) 部 北茨城市部及び室設置条例(昭和42年北茨城市条例第2号)第1条に規定する部及び室をいう。
(3) 課 北茨城市行政組織規則(昭和42年北茨城市規則第1号)第2条に規定する課をいう。
(4) 普通文書 親展文書、審査請求書、書留文書及び電報以外の文書をいう。
(5) 親展文書 「親展」若しくは「秘」の表示のある文書又はこれに準ずると認められる文書をいう。
(6) 起案 事案を処理するため、文書その他の方法によりその方針又は具体的内容などの案を起こすことをいう。
(7) 供覧 その文書について、直接起案する必要はなく、要旨又は概要を示して関係者及び上司の閲覧に供することをいう。
(8) 報告 事務の処理状況、経過及び結果その他必要な情報を文書その他の方法により関係者及び上司に伝達することをいう。
(9) 原議 決裁の終了した起案文書をいう。
(10) 決裁 市長又は専決権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が、その権限に属する事務の処理につき意思決定することをいう。
(11) 合議 事務内容が他の部課に関係し、主管課のみで処理できないものについて関係部課と協議し、意見を求めることをいう。
(12) 後閲 決裁権者が不在のため代決した場合において、事後にその事項について、承認を受けることをいう。
(13) 分類 文書をその主題により文書分類表(以下「分類表」という。)に基づいて区分し、適正な分類項目に配置することをいう。
(14) 執務室保存 文書を活用するため、文書が完結した年又は年度及びその翌年又は翌年度において、各課が管理することをいう。
(15) 書庫保存 執務室保存期間が経過した後においても、活用されることが予想される文書及び証拠として残すべき書類を総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が引き継いで管理することをいう。
(16) 引継ぎ 保存文書を執務室保存から書庫保存へ移管することをいう。
(17) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱の原則)
第3条 事案の処理は、文書により行う。この場合において、当該事案が次の各号のいずれかに該当する場合は、事後直ちに文書にまとめて処理しなければならない。
(1) 口頭又は電話により、重要又は複雑な事務を処理したとき。
(2) 会議又は会合などにおいて、重要又は複雑な事項を決定し、又は打合せたとき。
(3) 前2号の場合において、簡易な事項でも事後の処理に関係あるか又は参考になると認められるとき。
2 文書の取扱いについては、常に迅速かつ正確を期するとともに、その経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。
3 執務室文書は主管課長の、書庫保存文書は総務課長の承認を受けなければ庁外に持ち出してはならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課は、文書管理主管部門として、全庁的な文書管理制度の円滑な運営及びその改善を図るとともに、文書管理の指導及び調整を行わなければならない。
(1) 文書の収受、配布、発送(送信を含む。以下同じ。)及び浄書印刷に関すること。
(2) 各課長に対する文書管理の指導に関すること。
(3) 例規文書及び市議会に提出する議案の審査に関すること。
(4) 公布令達に関すること。
(5) 保存文書の引継ぎ、管理及び廃棄に関すること。
(6) 保存文書の閲覧及び貸出しに関すること。
(7) 書庫の整理整頓に関すること。
(課長の職務)
第5条 課長は、常に課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
2 前項の規定により、課長の行う職務は次のとおりとする。
(1) 課で発生した文書の審査に関すること。
(2) 文書処理方針の指示及び追及督促に関すること。
(3) 非常持出を要する文書の指定に関すること。
(令2訓令1・一部改正)
(文書取扱者の職務)
第6条 文書事務を円滑適正に行わせるため、各課に正副各1名の文書取扱者を置く。この場合において、正文書取扱者は課長補佐又は係長相当の職にある者とし、副文書取扱者は係長又は主任相当の職にある者とする。
2 前項に規定する文書取扱者は、課長の指定した職員をもって充てる。
3 課長は、前2項の規定により、文書取扱者を指定したときは、文書取扱者指定通知書を速やかに総務課長に届けなければならない。
4 文書取扱者は、その課における文書事務が適切に行われるよう常に留意し、その円滑な処理に努めるとともに、課長の指示を受けて、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 配布された文書の受領及び点検に関すること。
(2) 文書の整理、分類に関すること。
(3) 文書の保存、管理に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関すること。
(5) 保存を必要とする文書の引継ぎに関すること。
(文書の取扱いに必要な帳票等)
第7条 この規程に定める文書の取扱いに必要な帳票等の様式は、次に掲げるとおりとする。
(1) 受付印(様式第1号)
(2) 文書収受簿(様式第2号)
(3) 連絡票(様式第3号)
(4) 郵便物等処理簿(様式第4号)
(5) 起案書(様式第5号)
(6) 浄書印刷依頼書(様式第6号)
(7) 処理印(様式第7号)
(8) 文書発送簿(様式第8号)
(9) 郵便物差出票(様式第9号)
(9)の2 郵便切手要求伝票(様式第9号の2)
(10) 経由印(様式第10号)
(11) 文書経由簿(様式第11号)
(12) 公布令達簿(様式第12号)
(13) 郵便切手類受払簿(様式第13号)
(14) ファイル管理簿(様式第14号)
(15) 保存文書引継書(送付)(様式第15号)
(16) 保存文書引継書(受領)(様式第16号)
(17) 保存文書廃棄予定通知書(様式第17号)
(18) 保存文書廃棄通知書(様式第18号)
(19) けい紙(様式第19号)
(20) 文書取扱者指定通知書(様式第20号)
(21) 保存文書管理台帳(様式第21号)
(22) 文書目録(様式第22号)
(23) 歴史的文書保存引継書(送付)(様式第23号)
(24) 歴史的文書保存引継書(受領)(様式第24号)
(令2訓令1・一部改正)
第2章 収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第8条 市役所に到着した文書は、総務課長において収受し、次により処理するものとする。
(1) 普通文書のうち受付を必要とする文書は、すべて開封し、文書の右下余白に受付印を押印し、文書収受簿に記載したのちに総務課員が主管課に配布し、受領印を受けるものとする。
(2) 普通文書のうち受付を必要としない軽易な文書については、主管課の文書取扱者又はその命を受けた者が、総務課の文書区分箱から受領するものとする。
(3) 開封した文書に現金、有価証券等が封入されていたときは、文書収受簿に記載し、主管課に配布して受領印を受ける。
(4) 訴訟、審査請求等到着に日時が効力に影響を及ぼす文書は、文書余白に受付印を押すとともに到着時刻を明記し、文書収受簿に記載し、主管課に配布して受領印を受ける。
(5) 現金書留は、開封せず、封筒に受付印を押し、文書収受簿に記載したのちに主管課に配布して受領印を受ける。
(6) 書留(現金書留は除く。)、配達証明、内容証明及び見積書等は、開封せず、封筒に受付印を押し、文書収受簿に記載し、主管課に配布して受領印を受ける。ただし、主管課が判別できないときは、開封することができる。
(7) 親展文書は、開封せず封筒に受付印を押し、あて名人に配布する。
(8) 電報は、直ちに前号に準じて処理する。
(9) 第2号に定める軽易な文書とは、官報、県報、書籍等の刊行物、挨拶状、案内状、届出書、申請書、通知書、事務連絡文書、私文書その他これらに類する軽易な文書をいう。
2 文書の配布は、原則として1日1回とし、速達その他緊急と認められる文書は、その都度配布する。
3 口頭又は電話により通知若しくは照会があったときは、原則として連絡票に記載し、各課において処理する。
4 文書の内容が2課以上に関係するものは、その関係の深い課に配布する。
(令2訓令1・一部改正)
(各課で直接受領した文書の取扱い)
第9条 出張先又は会議などで、各課が直接受領した文書は、直ちに総務部総務課(以下「総務課」という。)に回付し、前条の手続をとらなければならない。
(収受の特例)
第10条 定例的な届出、申請書又は一時的に多数収受する文書については、第8条の規定にかかわらず直接主管課で収受することができる。
(直接関係のない文書の返還)
第11条 直接関係がないと認められる文書の配布を受けたときは、直ちに総務課に返還する。
(執務時間外に到達した文書の収受)
第12条 執務時間外に到着した文書は、当直者、北茨城市庁舎警備業務委託業者等が受け取り、次に掲げるところにより処理する。
(1) 到着した文書は、その数量を確認の上、郵便物等処理簿の所定欄に記載し、次の当直者に引き継ぐものとする。
(2) 到着した文書は、一括して当直終了後の翌朝速やかに総務課に引き継ぐものとする。
第13条 削除
(令2訓令1)
(各課における収受文書の取扱い)
第14条 課における文書の配布は、文書取扱者を経て行う。
2 文書取扱者は文書の配布を受けたとき又は文書を受領したときは、直ちにこれを閲覧し、上部余白に処理印を押印して課長に回付する。
3 課長は、文書取扱者から文書を回付されたときは、直ちにこれを閲覧し、所定の欄に押印するとともに、指示事項を文書の余白に記入したうえ一括して主管係長に回付する。ただし、上司の供覧が必要なものは、上司の押印及び指示を受けなければならない。
4 主管係長は、課長から文書を回付されたときは、直ちにこれを閲覧して所定の欄に押印し、自ら処理するもののほか担当職員に交付する。
第3章 処理
(文書の起案)
第15条 すべての事案の処理は、文書によるものとし、文書の起案は起案書を用いなければならない。ただし、内容の軽易なもの又は定例的に作成されるものは、起案書を用いないで処理印等を利用して起案又は報告することができる。
(起案の要領)
第16条 文書の起案は、文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和36年北茨城市訓令第1号)によるものとし、文意は簡潔、字画は明確でなければならない。
2 起案文書には、起案理由、関係法令名等参考になる事項を記述し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易な事項については、これを省略することができる。
(文書の審査)
第17条 課長、室長及び係長は、課で発生した文書について、次に掲げる事項の審査をしなければならない。
(1) 形式的審査
ア 文書の作成要領は正しいか。
イ 起案文書に記載すべき事項は正しく記載されているか。
ウ 決裁区分、分類コード、保存期間及び合議先は適当か。
エ 文書の添付又は参考事項の記載は適当か。
(2) 内容審査
ア 法制的な観点からその内容、処理、手続及び形式が法規にあっているか。
イ 行政的な観点から公益、裁量、対外影響及び慣例の点はどうか。
ウ 財政的な観点から予算の残額、支出費用及び手続はどうか。
(公布又は令達)
第18条 公布又は令達を必要とするものは、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 主として行政処分の内容又は結果を広く一般に公示するもの
(4) 公告 ある事項を広く一般に周知させるもの
(5) 指令 申請、願等に対し処分の意志を表示するもの
(6) 訓令 所属の機関又は職員に対し指揮命令するもので、公示するもの
2 公布又は令達をする場合は、総務課にその原議を提出し、公布令達簿に記載するものとする。
3 公布令達簿は、その種類ごとに作成し、公布又は令達の番号は暦年による一連とする。
第4章 決裁及び合議
(決裁区分)
第19条 起案文書には、その内容により次に掲げる決裁区分を表示する。
市長 市長の決裁を受けるもの
副市長 副市長の専決で済むもの
部長 部長の専決で済むもの
課長 課長の専決で済むもの
2 専決については、別に定めるところによる。
(決裁等の順序)
第20条 起案文書又は閲覧に供する文書は、別に定めるものを除き、係長又は室長、課長、部長及び副市長を経て市長の決裁を受けなければならない。ただし、上司が不在中急を要する文書は、別に定めるところにより、「後閲」として処理することができる。
2 決裁権者への決裁文書の回付は、起案者又は当該事務の担当者が行う。
(合議)
第21条 文書の内容が他の部課に関係するものは、それぞれ関係部課に合議しなければならない。
2 合議は課長以上の者に対して行う。
3 合議の回付は、次に掲げる順序にしたがって行う。
(1) 所属部内の課長
(2) 他の部の課長及び部長
(合議を受けた文書の取扱い)
第22条 合議を受けた課長及び部長は、その関係事項を検討し、次により処理する。
(1) 承認のときは、合議欄に押印する。
(2) 条件付承認のときは、条件付承認の旨を合議欄に朱記して押印するとともに、意見又は条件の内容を、指示事項に記載して、その箇所にも押印する。
(3) 不承認のときは、不承認の旨を合議欄に朱記してその欄には押印せず、その理由を指示事項に記載して、その箇所に押印する。
2 合議を受けた文書の結果を知ろうとするときは、合議欄に「要再回」の表示をする。
(意見を付された起案文書の取扱い)
第23条 起案文書について、上司の意見又は指示があったときは、速やかに当該意見又は指示を検討し、必要な調整を行い、その結果を上司に報告しなければならない。
2 合議を受けた課長又は部長が、意見若しくは条件を付したとき、又は不承認のときは、関係部課の間で協議し、必要な調整を行わなければならない。
3 合議の後で起案文書の内容が修正され、又は廃案となり、若しくは保留となったときは、合議を受けた課長及び部長に報告しなければならない。
(総務課長に合議すべき文書)
第24条 次に掲げる文書は、必ず主管部長(部に属さない課にあっては課長)の合議を経て、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則その他公布若しくは令達を必要とするもの又は例規に関するもの
(2) 法規の解釈及び運用の方針に関するもの
(3) 市議会に提出する議案
(4) その他特に必要と認めるもの
(後閲)
第25条 緊急やむを得ない場合において、代決したときは、速やかに決裁権者の後閲を受けるものとする。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(秘密文書の取扱い)
第26条 秘密を必要とする文書は、「秘」と朱記して起案者自ら持ち回る等の決裁方法により、秘密を保持しなければならない。
2 前項の規定による秘密文書の指定は、主管部長(部に属さない課にあっては、副市長)が行うものとする。
3 秘密文書としての取扱いを必要としなくなったときは、その表示を取消し、他の文書と同じ取扱いとする。
(令2訓令1・一部改正)
第5章 浄書及び発送
(浄書)
第27条 文書の浄書は、主管課が行う。
2 文書は、決裁を終了したものでなければ浄書してはならない。
3 総務課に浄書印刷を依頼する文書は、浄書印刷依頼書に必要事項を記入し、原議を添付して総務課に提出する。
(公印等の使用)
第28条 発送文書には、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、これを省略することができる。
(1) 通知、照会等で権利又は義務に関わりのない軽易な文書
(2) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書の性質上押印の必要がないと認められる文書
3 公印は、課専用印を有する課以外は総務課長が、課専用印を有する課においては主管課長が押印する。この場合において、浄書した文書が原議と相違しないことを確認しなければならない。
4 許可書、認可書、契約書等権利の得失変更に関係がある文書が2枚以上にわたるときは割印、訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。
5 契印は、原議の上に発送する文書を重ねて、文書の上部余白中央に押印する。
6 控をとった文書は、前項の規定にかかわらず控と契印する。
(令6訓令1・一部改正)
(電子署名)
第28条の2 電子署名を受けようとする者は、原議その他の証拠書類を添えて総務課長に申し出なければならない。
2 総務課長は、前項の規定による申出があったときは、電子署名を付与すべき文書を原議その他の書類と照合審査し、相違がないことを確認の上、電子署名を付与し、送信するものとする。
(文書の記号、番号及び発信名)
第29条 公文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書並びに記号及び番号を付すことが適当でないものにあっては、記号及び番号を省略することができる。
(1) 法規文書、公示文書及び令達文書には、市名及びその種類を記載し、公布令達簿により種類ごとに追次番号を付すこと。
(2) 発送文書(前号に規定するものを除く。)には、「北」の文字の次にその文書の主管課の頭文字を配置する。ただし、主管課の頭文字が、他の課の頭文字と区別しがたいときは、そのほかの区別できる文字を配置し、文書発送簿により追次番号を付す。
2 発送文書の発信名は、市長の職氏名をもってしなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、市名又は副市長若しくは部課長の職氏名を用いることができる。
3 庁内文書の発信名は、上司に提出するものを除くほか、職名のみを記載することができる。
4 公印の印影を刷り込んだ文書を発送する場合においては、第2項の規定にかかわらず、職名のみによることができる。
(発送文書の日付)
第30条 発送文書の日付は、発送の日とする。
(発送文書の取扱い)
第31条 文書発送の手続は、次によるものとする。
(1) 文書を発送するときは、文書発送簿に必要な事項を記入すること。
(2) 郵送する文書及び物品は、郵便物差出票とともに、執務時間終了2時間前までに総務課に提出しなければならない。
(3) 切手を使用する必要があるものについては、主管課においてこれを貼付するものとし、郵便物差出票への記載を要しない。
(4) 電報を発信する場合には、その原議により主管課が発信する。
(5) 発送郵便物は、料金後納郵便の扱いとする。
2 前項第3号に掲げる手続において使用する切手を必要とする主管課は、郵便切手要求伝票を総務課に提出するものとし、当該切手の購入に係る手続は、総務課が行うものとする。
(令2訓令1・一部改正)
(経由文書の取扱い)
第32条 監督官公署その他に対する願、届出書等で単に経由にとどまるものは、文書経由簿に登載し、経由印を押して進達しなければならない。ただし、別に副申を要するものについては、普通文書の処理方法によらなければならない。
2 文書の経由は、主管課において行う。
(文書の使送)
第33条 使送は、原則として総務課において行う。
第6章 分類及び整理保存
(分類及び分類表)
第34条 文書は、すべて分類して調整する。
2 文書は、文書分類表により分類する。
3 文書分類表は、次に掲げる3段階の階層構造とする。
(1) 大分類
(2) 中分類
(3) 小分類
4 分類コードは、大分類にアルファベット文字を、中分類以下にアラビア数字を使用する。
(分類の原則)
第35条 文書の分類は、次の各号に掲げるところにより行うものとする。
(1) 文書は、書かれている内容の主題によって分類する。
(2) 分類項目の決定には、その文書の目的、内容等を考えて最も適切なものを選び、文書に書かれている件名のみで判断してはならない。
(3) 文書の内容が二つ以上の分類項目に関係するときは、その主題の関係の深い分類項目に配置する。
(4) 分類表に用意されていない新しい主題による文書が出てきたときは、雑つづりに分類しておき、文書量が増えた時点で新しい分類項目設定し、分類表を修正する。
(分類の追加削除)
第36条 課長は、その所属に属する事務の消滅又は新たな事務の発生により分類項目の削除若しくは追加の必要が生じたときは、速やかに総務課長に報告し、承認を得なければならない。
(条例又は規則等の原議の保存)
第37条 第18条の規定により公布又は令達した文書のうち条例、規則、訓令、告示(例規に関するもの)の原議は、総務課において保存する。
(文書の整理)
第38条 文書の整理は、原則としてフォルダー及びファイルボックスにより行う。
2 フォルダーは、作成方法により次の3種に分類する。
(1) 定期ファイル
(2) 案件ファイル
(3) 常用ファイル
3 前項第1号に規定するファイルについては、単年度ごとに作成するものとする。
4 前項第2号に規定するファイルで、案件が複数年度継続するものについては、案件が終了した時点でファイルを完結するものとする。
5 フォルダーの厚さが2センチメートルを超える場合には、分冊するものとする。なお、分冊した場合は、フォルダーラベルに分冊表示を行わなければならない。
(1) 当年度ファイル 赤又は青
(2) 前年度ファイル 青又は赤
(3) 常用ファイル 黄
(ファイル管理簿)
第39条 新規にファイルを作成する都度、次に掲げる事項をファイル管理簿に記載し、4月末までに総務課へ提出しなければならない。ただし、保存期間が1年未満のものは除く。
(1) 分類コード、分類項目
(2) ファイル名
(3) 作成年月
(4) 保存期間
(5) 満了時期
(6) 媒体種類
(7) 保存期間管理(執務室及び書庫での保存期間、引継時期、保存箱No.)
(8) 満了時の措置結果
2 前項第8号に規定する満了時の措置結果は、保存期間が満了する年度の翌年度当初に記載するものとする。
3 分類表の修正が必要な場合は、その旨を総務課長に申請し、協議するものとする。
4 ファイル管理簿は常用とし、除紙の保存期間は30年とする。
(執務室保存の原則)
第40条 文書は、保存期間起算日から1年間、各課執務室内で保存する。
2 文書は、保存単位ごとに分類して整理し、必要なとき直ちに取り出せるよう保存しなければならない。
3 文書の保存は、原則として課を単位とする。
4 文書の分類は、別に定める分類表による。
(保存用具)
第41条 フォルダーは、分類コード別にファイルボックスに収納し、書棚等を用いて配架、配列して保存する。ただし、1件のファイルとしてまとめて取り扱う必要のある文書、名簿、台帳等フォルダーでの保存に適さない文書は、バインダー等の適した用具で収納することができる。
(完結文書の執務室保存)
第42条 処理の完結した文書は、暦年によるものは毎年12月末日をもって、会計年度によるものは毎年3月末日をもって区切り、ロッカー又は書庫の一定箇所に移替え、引続き1年間保存する等現年(度)分及び過年(度)を明確に区分して保存しなければならない。ただし、名簿、台帳等で常に使用するものは、執務室での保存期間経過後においても主管課で保存することができる。
(未完結文書の保存)
第43条 未処理又は未完結など懸案中の文書(以下「未完結文書」という。)は、未完結文書ファイルを作成して収納し、担当職員が不在でもその文書の所在及び処理状況がわかるようにし、未完結文書と朱記するものとする。
(執務室保存文書の閲覧及び貸出)
第44条 執務室保存文書(「秘」の表示のある文書を除く。)を保存課以外の場所に持出して閲覧しようとするときは、主管課長の承認を受けなければならない。
(非常持出を要する文書)
第45条 天災地変により非常持出を要する文書は、そのファイル等の前面に「非常持出」と朱記して表示する。
第7章 保存及び廃棄
(保存期間の区分)
第46条 文書の保存期間は、次の6区分とする。
(1) 30年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(6) 1年未満
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の区分を定めるものとする。
(保存期間の設定等)
第47条 前条第1項各号に規定する文書の保存期間は、法令等の定め、当該文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
2 文書の保存期間は、別に定める分類表によるものとする。
3 文書の保存期間の起算は、会計年度によるものは当該文書の作成又は取得の翌年度4月1日から、暦年によるものは翌年の1月1日からとする。
(文書の引継ぎ)
第48条 書庫において保存を要する文書は、執務室での保存期間が経過したのち課長の承認を得て文書取扱者が総務課長へ引き継ぐものとする。
2 保存期間1年の文書は、引き継がず、執務室での保存期間経過をもって保存期間が終了する。
3 総務課長が引き継いだ文書は、すべて書庫に格納する。
(文書の引継ぎ時期)
第49条 文書の引継ぎは、原則として毎年6月末までに行わなければならない。
(引継ぎの要領)
第50条 保存文書の引継ぎ要領及び文書の整理方法は、次に掲げるところによる。
(1) 各課は、第40条第1項に定める執務室での保存期間が経過した文書について、保存期間満了時期が同じファイル(フォルダー、バインダー)ごとに文書保存箱に整理し、保存文書引継書(送付)を添えて総務課長に引き継ぐものとする。
(2) 主管課から保存文書の引継ぎを受けた総務課長は、保存文書引継書により保存期間、分類コード、冊数等を照合した上、保存箱に番号を付し保存文書引継書(受領)を主管課に返付する。
2 総務課長は、前項の規定により各課から文書の引継ぎを受けた時は、各課別に保存期間等を確認し、保存場所を決定した上で保存文書管理台帳に登載する。
(文書の貸出)
第51条 書庫での保存文書の貸出を受けようとする者又は閲覧しようとする者は、総務課長の承認を得なければならない。
(廃棄予定文書の通知)
第52条 総務課長は、各課保存文書の保存期間満了時期の1か月前に保存文書廃棄予定通知書を作成し、主管課長へ通知するものとする。この場合において、保存文書廃棄予定通知書を受け取った主管課長は、保存文書の保存継続の必要性を見直し、保存延長、廃棄又は歴史的な文書として永久保存するのかを決定し、保存期間満了時期までに総務課長へ回答する。
(保存期間満了時の措置)
第53条 総務課長は、主管課長より保存期間満了時の判断がされた文書について、その決定内容に従って次に掲げる措置を行うものとする。
(1) 保存期間延長の文書については、保存箱の入れ替え等を実施し、新しい保存箱番号を主管課長へ通知する。
(2) 廃棄文書については、保存文書廃棄通知書を作成し、主管課長へ通知する。
(3) 歴史的文書の永久保存については、歴史的文書引継書(送付)により教育委員会へ引継ぐこととし、歴史的文書引継書(受領)の写しを主管課長へ送付する。
2 主管課長は、総務課長から通知された保存期間満了時の措置結果をファイル管理簿に記載する。
(廃棄の方法)
第54条 保存期間満了後の文書の廃棄方法は、焼却又は裁断のうちいずれかの方法によるものとし、次の者がこれを行う。
(1) 執務室保存文書の廃棄は主管課長
(2) 書庫保存文書の廃棄は総務課長
第8章 雑則
(委任)
第55条 この規程の実施に関して必要な事項は、別に市長が定める。
附則
1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現にある改正前の北茨城市文書取扱規程の様式については、当分の間、所要の修正を加えてこれを使用することができる。
附則(平成14年訓令第17号)
この訓令は、平成15年1月6日から施行する。
附則(平成17年訓令第4号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第14号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成22年訓令第5号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第2号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年訓令第1号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
(令2訓令1・追加)
(令5訓令1・一部改正)
(令5訓令1・一部改正)
(令5訓令1・一部改正)
(令5訓令1・一部改正)
(令5訓令1・一部改正)
