北茨城市保有個人情報取扱業務の委託に関する事務処理要綱

○北茨城市保有個人情報取扱業務の委託に関する事務処理要綱

令和6年2月28日

告示第24号

(趣旨)

第1条　この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第66条第2項において準用する同条第1項の規定に基づき、市の機関が保有する個人情報を取り扱う業務(以下「個人情報取扱業務」という。)を市の機関以外の者へ委託する場合において講ずべき措置について、必要な事項を定めるものとする。

(対象となる委託契約)

第2条　この要綱の対象とする委託契約は、市の機関が個人情報取扱業務の全部又は一部を市の機関以外の者に依頼して行わせる契約とし、契約の形態又は種類を問わない。ただし、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の14から第252条の16までの規定により市の業務の一部を他の地方公共団体に委託する場合は、除くものとする。

(委託先を選定するときの留意事項)

第3条　市の機関は、個人情報取扱業務に係る委託先を選定するときは、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1)　北茨城市個人情報の安全管理措置に関する規程(令和5年北茨城市訓令第3号)及び個人情報取扱特記事項(様式第1号)に留意し、個人情報を適正に管理する能力を有しない事業者を選定することがないよう、対象事業者の個人情報の保護体制等について必要な調査を行うこと。

(2)　入札に当たっては入札前に、随意契約に当たっては見積書を徴する前に、個人情報取扱特記事項について対象事業者に周知し、契約に当たって支障が生じないようにすること。

(契約を締結するときの留意事項)

第4条　市の機関は、個人情報取扱業務に係る委託契約を締結するときは、次の事項に留意しなければならない。

(1)　委託先における責任者及び業務従事者の管理体制並びに個人情報の管理の状況についての検査に関する事項その他の必要な事項について書面で確認すること。

(2)　契約書、確認書、覚書その他これらに類する書類(以下「契約書等」という。)には、委託先が個人情報取扱特記事項を遵守する旨を記載すること。

2　個人情報取扱特記事項は、委託する個人情報取扱業務の内容及び取り扱わせる保有個人情報の秘匿性、内容、量等(以下「秘匿性等」という。)に応じて、適宜必要な事項を追加し、不必要な事項を削除し、又は必要な修正を行うものとする。

3　個人情報取扱特記事項に定める事項は、契約書等の条項として記載することを妨げない。

(委託の実施に当たっての留意事項)

第5条　市の機関は、個人情報取扱業務に係る委託契約の締結後、当該委託を実施するときは、次の事項に留意しなければならない。

(1)　委託先に取り扱わせる保有個人情報の範囲は、委託する個人情報取扱業務の内容及び当該保有個人情報の秘匿性等に応じて、委託する個人情報取扱業務を処理するために必要かつ最小限とすること。

(2)　委託先に取り扱わせる保有個人情報は、委託する個人情報取扱業務の内容及び当該保有個人情報の秘匿性等に応じて、必要があると認めるときは、個人を識別することができる記載の全部若しくは一部の削除又は別の記号等への置換えその他の措置を講ずること。

(3)　委託先における責任者及び業務従事者の管理体制並びに個人情報の管理の状況について、委託する個人情報取扱業務の内容及び当該保有個人情報の秘匿性等に応じて、実地検査又は書面調査を行うこと。

(4)　委託先が保有個人情報の取扱いに係る業務を再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合及び再委託先が再々委託を行う場合を含む。)する場合は、委託先に第1号及び第2号の措置並びに前条第1項の措置を講じさせること。この場合において、前号の措置については、市の機関が直接に又は委託先を通じて実施すること。