(目的)

第1条　この規程は、水道部(以下「部」という。)の組織並びに業務執行に当たっての内部管理事務の処理等について必要な事項を定め、もって水道事業及び工業用水道事業の能率的な運営を図ることを目的とする。

(課及び係の設置)

第2条　部に次の課及び係を置く。

(事務掌理)

第3条　課の分掌事務は、次のとおりとする。

(部長等の職務)

第4条　部に部長を置く。

(その他の職務)

第5条　前条に規定する職のほか、事務職員として、主事及び主事補を、技能労務職員として、主任、技師及び主事を置くことができる。

(市長の職務代理)

第6条　地方自治法(昭和22年法律第67号)第152条第1項の規定に基づく市長の職務代理者は、副市長とする。

(事務の委任)

第7条　市長の権限に属する事務で、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第13条第2項の規定により委任する事務については別に定める。

(事務の代決)

第8条　市長が不在のときは、部長がその事務を代決することができる。

(代決の制限)

第9条　前条の規定による代決は、特に命令する場合のほか、異例又は重要と認めるものについては、これをなすことができない。

(専決事項)

第10条　部長及び課長の専決することができる事項(以下「専決事項」という。)は、別に定めるもののほか、別表第2及び別表第3のとおりとする。

(専決の制限)

第11条　部長及び課長は、この規程において定める専決事項であっても次の各号に該当すると認めるときは、市長の決裁を受けなければならない。

(類推による専決)

第12条　部長及び課長は、この規程において専決事項として定められていない事項であっても、事案の内容により専決することが適当であると認められるものは、この規程に準じ専決することができる。

(報告)

第13条　部長及び課長は、必要があると認められるときは、専決した事項を市長に報告しなければならない。

(公印の名称等)

第14条　公印の名称、書体、寸法、ひな形は、別表第4のとおりとする。

(公印の保管)

第15条　公印は、部長が保管する。

(公印の取扱者)

第16条　部長は、必要があると認めるときは、公印取扱者(以下「取扱者」という。)を定め、公印の保管、使用その他関係事務を処理させることができる。

(公印の使用)

第17条　部長又は取扱者は、公印の押印を求められたときは、押印する文書と決裁文書の提出を求め照合の結果、公印を押印することが適当であると認めたときは、公印使用簿(様式第1号)に必要事項を記載した後、当該文書に明瞭かつ正確に押印しなければならない。

(印影の印刷)

第18条　公印の印影又はその縮少したものを印刷した用紙等は、厳重に保管し、常にその受払いを明確にし不用となったときは、当該用紙を焼却しなければならない。

(公印の事故届)

第19条　部長は、公印に関し盗難その他の事故が生じたときは、速やかに市長に届出なければならない。

(公印の新調、改刻又は廃止)

第20条　公印の新調、改刻及び廃止は、市長が行うものとする。

(公示)

第21条　公印を新調し、若しくは改刻したとき、又は公印の使用を廃止したときは、印影をつけてその旨を公示しなければならない。

(公印台帳)

第22条　部長は、公印台帳(様式第2号)を備え公印の新調、改刻又は廃止のあったつど必要な事項を記載し、整理しておかなければならない。

(文書の作成)

第23条　文書の例式について、北茨城市文書管理規程(平成13年北茨城市訓令第5号)の定めるところにより作成するものとする。

(文書の取扱)

第24条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。

(部長の職務)

第25条　部長は、常にその部内における文書事務が円滑、適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第26条　部長の文書事務を補佐するため、部に文書主任を置く。

第26条の2　公布又は令達を必要とするものは、次に掲げるとおりとする。

(必要な帳票等)

第27条　文書の取扱いのため、業務課業務係(以下「業務係」という。)に次の帳票を備える。

(記号及び番号)

第28条　文書記号(以下「記号」という。)は、当該文書の属する暦年を示す数字の次に団体名及び部名を表示する「北水」の2字を加えるものとする。ただし、その内容が秘密に属する文書は、団体名及び部名を表示する漢字の次に「秘」の1字を加えるものとする。

(収受及び配布手続)

第29条　部に到着した文書は、業務係において収受し、次により処理するものとする。

(文書の処理)

第30条　主務課長は、文書の配布を受けたときは直ちに部長の供覧を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。

(供覧)

第31条　配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは当該文書の上部余白に「供覧」と朱記し、関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第32条　文書起案者は、起案にあたって即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は、あらかじめ上司の承認を得るものとする。

(文書の起案)

第33条　すべての事案の処理は、文書によるものとし、文書の起案は起案書(様式第10号)を用いらなければならない。ただし、内容の軽易なもの又は定例的に作成されるものは、起案書を用いないで処理印(様式第11号)を利用して起案又は報告することができる。

(起案理由及び関係書類)

第34条　起案文書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(特別取扱の表示)

第35条　起案文書には、必要に応じて「秘」、「親展」、「書留」、「小包」、「速達」、「電報」等の施行上の取扱いを表示し、かつ、急を要するものは赤色、重要な事項にかかわるものは青色の小片を左上方に貼付しなければならない。

(決裁区分)

第36条　決裁区分には、次によりその決裁区分を表示しなければならない。

(起案者の署名、押印)

第37条　起案者は、起案年月日を記入したうえ起案者の欄に署名、押印しなければならない。

(回議)

第38条　起案文書は、順次係長、課長補佐、課長、部長、市長の順に回議しなければならない。

(合議)

第39条　起案の内部が他の部(北茨城市行政組織規則(昭和42年北茨城市規則第1号)による部をいう。以下同じ。)に関係を有する場合は、部長の決裁を経た後当該起案文書を関係する他の部又は室に合議しなければならない。

(回議及び合議にあたっての注意すべき事項)

第40条　第8条の規定により代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し、後閲を要するものについては、「後閲」と記入しておかなければならない。

第41条　削除

(決裁の終わった起案文書の番号)

第42条　次の各号に掲げる文書は、決裁を受けた後、業務係において当該各号に定める帳票に所要事項を記入の上、処理案ごとの番号を付するものとする。

(浄書)

第43条　決裁文書は、主務課において浄書する。

(公印の押印)

第44条　発送する文書は、浄書及び校合した後業務係において第4章の定めるところにより公印(重要なものにあっては割印を含む。)の押印を受けなければならない。

(文書の発送)

第45条　文書発送の手続は、次によるものとする。

(完結文書の管理及び保存)

第46条　処理の完結したもの(以下「完結文書」という。)は、北茨城市文書分類表に定める分類及び分類表に従って管理し、これを保存しておかなければならない。

(保存期間の区分)

第46条の2　文書の保存期間は、次の6区分とする。

(完結文書の整理手続き)

第47条　完結文書は、主務課において整理し、当該文書の完結の日の属する年の翌年の9月末日(会計事務に関するものにあっては翌会計年度の9月末日)までに文書主任に引継ぐものとし、業務係において書庫におさめて保存する。

(保存文書の管理)

第48条　書庫におさめて保存する文書(以下「保存文書」という。)は、文書主任が管理する。

(部外者に対する保存文書の閲覧)

第49条　他の官公署、個人その他のものから保存文書を閲覧したい旨の申し出があるときは、文書主任は主務課長と協議のうえ閲覧させることができる。

(保存文書の廃棄)

第50条　保存期間の経過した保存文書は、業務係において廃棄目録を作り廃棄する。ただし、廃棄する文書で他に利用されるおそれのあるものは、業務係において裁断し、又は焼却しなければならない。

(委任)

第51条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。